ОтрасльЛюбая.
ЗадачаК нам обратился заказчик, который ведет управленческий учет в системе на основе конфигурации УПП с 2010 года.
Развитие системы происходило спонтанно, силами штатных программистов, без глубокой проработки экономической модели деятельности предприятия. Главным образом внимание уделялось учету движения денежных средств с простейшей аналитикой по статьям расходов.
По мере развития бизнеса и укрупнения предприятия, а также в условиях падения рынков сбыта, потребовалось установить ограничения по бюджетам расходов и контролировать их исполнение. Но несмотря на достаточно точный учёт расходов в количественном выражении, аналитика по статьям оказалась непригодной для решения задачи бюджетирования.
Заказчик поставил следующие задачи:
- установление ежемесячных планов расходов по утвержденному списку статей бюджета с ответственным за их исполнение, в том числе в разрезе подразделений предприятия;
- создание отчётности, оперативно показывающей план, факт и отклонение по статье;
- оповещение ответственных по статьям при приближении фактических расходов к плану бюджета;
- внедрение системы бюджетирования не должен вносить существенных изменений в деятельность пользователей системы.
Предпроектное исследование показало:
- предлагаемый заказчиком список статей бюджетирования не проработан и с большой вероятностью будет подвергаться значительным изменениям в процессе эксплуатации;
- принятые на предприятии статьи расхода невозможно однозначно соотнести с предлагаемыми статьями бюджета;
- для улучшения понимания структуры расходов необходимо введение подстатей бюджета.
Реализация проекта
Для выполнения поставленной задачи был использован ранее внедренный нами конструктор проводок и отчетов для управленческого плана счетов. Этот конструктор позволяет настраивать проводки документа на лету, без внесения изменений в конфигурацию.
Работа была проделана за два месяца после предпроектного исследования. Изменения конфигурации были сведены к минимуму и не доставили никаких неудобств заказчику.
- Создан иерархический справочник статей бюджета и регистры сведений для хранения плановых показателей. План счетов был расширен забалансовыми счетами для учета оборотов по бюджетным статьям, и обеспечены проводки по ним.
- Конструктор отчетов был дополнен возможностью отбора проводок по определенным комбинациям субконто, соответствующим расходам по статьям бюджета.
- Был создан отчет по бюджету и проведено дальнейшее обучение пользователей по его изменениям и настройке.
- Разработан механизм оповещения ответственных за статьи бюджета о приближении к лимитам расходов.
- Для удобства оперативного доступа к отчету руководителям предприятия был создан образ отчета в Power BI.
Результат
Реализация проекта прошла в полном соответствии с задачами предприятия по бюджетированию.
- Финансовый отдел предприятия имеет возможность вносить плановые показатели, назначать ответственных по статьям бюджета, а также контролировать его выполнение.
- Ответственные по статьям бюджета своевременно получают предупреждения о возможных перерасходах.
- Руководители предприятия оперативно видят всю информацию, в том числе и с мобильных устройств. При необходимости уполномоченные пользователи могут менять, расширять структуру статей бюджета и настраивать проводки документов без привлечения программистов.